Informationssysteme

Informationssysteme sind für die vielfältigen Logistikarbeitsplätze der heutigen Zeit unverzichtbar. In der Vergangenheit wurden bestehende Systeme für das Vertriebsmanagement angepasst und als Informationssystem verwendet. Heutzutage gibt es aber zahlreiche Fälle, die nur mit einem Lagerverwaltungssystem (LVS) bewältigt werden können. In diesem Abschnitt werden Informationssysteme in der Logistik mit Schwerpunkt auf LVS näher erläutert.

Was sind Informationssysteme?

Die bereits in der Logistik eingesetzten Vertriebsmanagementsysteme dienen dazu, den Vertrieb zu steuern. Dabei handelt es sich nicht um ein System zur Verwaltung des Warenverkehrs. Aus diesem Grund können zwar grundlegende Verwaltungsaufgaben wie Wareneingang, Inventur und Versand mit dem System durchgeführt werden, aber die in der Logistik wichtige Lagerplatzverwaltung, das Terminmanagement und die Arbeitsorganisation sind nur schwer zu bewerkstelligen. Durch die Anpassungen von Vertriebsmanagementsystemen können die Kosten ansteigen und falls Probleme auftreten sollten, können sowohl der Vertrieb als auch die Logistik beeinflusst werden.

Für die Steuerung des Warenflusses wurde ein spezielles Lagerverwaltungssystem entwickelt. Das auf die Logistik spezialisierte System kann problemlos die Lagerplatzverwaltung, das Terminmanagement und die Arbeitsorganisation übernehmen. Der Einsatz eines solchen Informationssystems kann auch die Belastung des Vertriebsmanagementsystems verringern. Der größte Vorteil der Einführung eines Lagerverwaltungssystems besteht darin, dass die Informationssysteme für den Vertrieb und die Logistik voneinander getrennt werden können und beide Systeme auf höchstem Leistungsniveau arbeiten können. In der folgenden Abbildung ist ein Lagerverwaltungssystem, inklusiver der auf die Logistik angepassten Funktionen zu sehen.

Konzeptionelles Bild eines Lagerverwaltungssystems
Konzeptionelles Bild eines Lagerverwaltungssystems

Vorteile des Einsatzes von Informationssystemen

Nachdem wir nun einen Überblick über Lagerverwaltungssysteme (LVS) erhalten haben, können wir die Vorteile des tatsächlichen Einsatzes eines LVS erläutern.

Vorteil 1: Lagerplatzverwaltung

Lagerplatznummern werden allen Orten in einem Logistikzentrum, in denen Produkte gelagert werden, zugewiesen. Durch diese Nummer lässt sich der Lagerort und das gesuchte Produkt leicht finden. LVS können die wichtigen Standorte innerhalb eines Logistikzentrums verwalten.

Darüber hinaus können bei Verwendung von Strichcodelesern und mobilen Computern die Lagerorte problemlos geändert werden, z. B. bei der Warenannahme und wenn Waren in andere Regale verschoben werden müssen. Bei Systemen, die auf herkömmliche Verkaufsmanagementsysteme zugeschnitten sind, können die Standorte nur manuell verwaltet werden, was zu einer höheren Fehlerwahrscheinlichkeit führt. Durch den Einsatz von Lagerverwaltungssystem erübrigen sich diese Herausforderungen.

Vorteil 2: Eingangs- und Empfangsmanagement vereinfachen

In einem Lagerverwaltungssystem können Daten (z. B. wann, was, woher, wie viele Artikel eingegangen sind und wo sich das Bestellformular befindet) mit den Waren verknüpft und in der Datenbank gespeichert werden. Wird zu diesem Zeitpunkt ein Lieferavis (Advance Shipping Notice) genutzt, kann der Erfassungsaufwand ebenfalls stark reduziert werden.

Lieferavis enthalten Informationen über die bevorstehende Warensendung, welche vor dem physischen Eintreffen im Logistikzentrum zur Verfügung stehen, sodass diese Waren als Bestand behandelt und zugewiesen werden können. Insbesondere bei der Durchführung von Cross-Docking in Transferzentren (System, bei dem kein Lagerbestand gehalten wird und die von mehreren Fertigungsstandorten eingehenden Waren sofort nach dem Bestimmungsort für die Lieferung sortiert werden) sind diese Informationen unerlässlich.

Begriffe von Lagerverwaltungssystemen
Advance Shipping Notice (ASN)
Eine Advance Shipping Notice (ASN) ist eine Lieferavis mit Daten über bevorstehende Warensendungen, sodass ein Lieferant das Logistikzentrum im Vorfeld über die Lieferung informieren kann. Die ASN informiert das Logistikzentrum über das anstehende Lieferdatum, die Auftragsnummer, den Produktcode und die Menge sowie in bestimmten Fällen über zusätzliche Informationen wie die Chargennummer und das Verfallsdatum. Generell wird die ASN über einen elektronischen Datenaustausch (EDI) ausgetauscht und in der Regel wird ein SCM-Etikett verwendet.
Elektronischer Datenaustausch (EDI)
Bei Transaktionen zwischen Unternehmen werden Informationen ausgetauscht (z. B. Auftragserteilung und -annahme, Versand und Wareneingang, Rechnungsstellung und Zahlung). EDI ist ein System, das diese Verarbeitung durch eine Verbindung über eine Standleitung (auch online) automatisiert.
Versandkarton-Kennzeichnungen (SCM-Etikett)
Beim Versand von verpackten Produkten werden Versandkarton-Kennzeichnungen (SCM-Etiketten) auf den Lieferkartons angebracht. Der Inhalt des Kartons kann ohne Öffnen überprüft werden, indem die Angaben zum Inhalt und die Formularnummern mithilfe des SCM-Etiketts angezeigt werden.

Vorteil 3: Versand und Versandmanagement vereinfachen

Beim Lagerverwaltungssystem können die EDI-Auftragsdaten unverändert verwendet werden, sodass Kunden nicht erneut kontaktiert werden müssen. Anhand der Auftragsdaten können Kommissionierlisten, Lieferetiketten, Lieferformulare und Lieferscheine erstellt und an die Verantwortlichen im Unternehmen weitergeleitet werden. Die Lagerorte werden vom LVS verwaltet, sodass die Kommissionierung auf den kürzesten Wegen durchgeführt werden kann, um einen schnellen und genauen Versand zu erreichen.

Vorteil 4: Gesamtverwaltung einschließlich Bestandsverwaltung, doppelte Eingangsbuchungen und Lagerortänderungen

Die Einführung eines Lagerverwaltungssystems kann die Bestandsverwaltung, doppelte Eingangsbuchungen und Lagerplatzänderungen vereinfachen, die bisher vor Ort eingesehen und überprüft werden mussten. Der Einsatz eines Lagerverwaltungssystems ist sehr effizient, da die Verwaltung mit Strichcodes anstelle von Warensichtungen exakt durchgeführt wird.

Andere wichtige Informationssysteme außer Lagerverwaltungssysteme

Versandprüfungssystem mit Strichcodes

Das Einsetzen von automatisierten Systemen zur Versandprüfung ist die effektivste Methode zur Fehlervermeidung beim Versand. Um die Produkte zu kontrollieren werden die Versandliste, die Produkte und die Datenbankinformationen durch Barcodeleser und mobile Computer überprüft.

Transport Management System (TMS)

Bei einem Transport Management System (TMS) werden Staplerzuweisungen, Anwesenheitsverwaltung, Lieferanweisungen und Tagesberichte automatisch erstellt. Außerdem berechnet es automatisch die Frachtkosten und verwaltet zentral die LKW-Transporte. Unter anderem werden auch Transportaufträge effektiv umgesetzt, ohne dass spezielle Kenntnisse erforderlich sind.

Bedeutung mobiler Computer zum Lesen von Strichcodes

Durch den Einsatz von mobilen Computern können Informationssysteme wie z.B. LVS in vollem Umfang genutzt werden. Neben Strichcodes und QR-Codes, können auch Daten und Text gelesen werden. Viele der erhältlichen Modelle sind besonders geeignet für den Einsatz in rauen Umgebungen und bieten eine hervorragende Leseleistung für den Einsatz in Fertigungsumgebungen.

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