Inventur
Die Inventur ist die Überprüfung und Verifizierung des Ist-Bestands mit den vorhandenen Soll-Bestandsdaten des Systems. In der Logistikbranche bezieht sich die Inventur hauptsächlich auf die Zählung der vom Kunden geführten Produkte und Waren. Dieser Prozess ist wichtig für die Abrechnung des in den Jahres- und Halbjahresergebnissen firmeneigenen Bestandsvermögens, damit es keine Unterschiede zwischen dem im System erfassten Soll-Bestand und dem tatsächlichen Ist-Bestand gibt. Diese Arbeit nimmt viel Zeit und Aufwand in Anspruch. In Warenlagern und Auslieferungszentren, in denen Tausende von SKUs(*) für Produktnummern und Zehntausende von Artikeln für den Gesamtbestand gelagert werden, ist der Aufwand für die Inventur jedoch sehr hoch und Zählfehler treten leicht auf. In diesem Abschnitt werden Methoden für die Inventur in Warenlagern und Auslieferungszentren, Probleme im Zusammenhang mit der Inventur und Fallstudien mit mobilen Computern vorgestellt, die diese Probleme lösen und die Arbeit effizienter machen.
SKU (Stock Keeping Unit) = Einheit zur Durchführung der Bestandsführung
Inventurarten
Vorbereitungen für die Inventur
An Arbeitsorten mit großen Lagerflächen, wie z. B. in Warenlagern und Auslieferungszentren, ist eine frühzeitige Vorbereitung wichtig. Bei der Jahresinventur, bei der alle regulären Arbeitsvorgänge eingestellt werden und alle Mitarbeiter den Ist-Bestand zählen, stehen die Inventurvorbereitungen (z. B. die Erstellung des Inventurplans, die Erstellung von Inventurlisten und die Schulung aller Mitarbeiter im Hinblick auf die Überprüfung des Bestands und das Ausfüllen der Inventurlisten) in direktem Zusammenhang mit der Arbeitseffizienz und der Fehlervermeidung.
Zwei Möglichkeiten der Inventuraufnahme: Per Inventaretiketten oder per Inventurliste
Die Inventur durch Überprüfung des Ist-Bestands wird als körperliche Inventur bezeichnet, und wird per Inventaretiketten oder Inventurlisten durchgeführt.
Per Inventaretiketten
Dies ist die gängigste Art, die Inventur durchzuführen. An den Lagerorten sind Etiketten mit einer fortlaufenden Nummer angebracht. Der zuständige Mitarbeiter prüft die Artikel und Mengen und trägt diese auf dem Etikett ein. Nachdem der gesamte Bestand gezählt wurde, werden die Etiketten eingesammelt. An allen Lagerorten und Ist-Beständen sind Etiketten angebracht, sodass der Warenbestand ohne Fehler gezählt werden kann. Es werden auch Etiketten mit fortlaufender Nummer verwendet, sodass eindeutig erkennbar ist, wenn bestimmte Etiketten fehlen oder nicht ausgefüllt wurden, und die Inventargüter vollständig gezählt werden können.
| Vorteil | Nachteil |
|---|---|
| Die Etiketten werden direkt an den Lagerorten und dem Ist-Bestand angebracht, um Fehler beim Zählen zu vermeiden. | Die Etiketten müssen nach fortlaufenden Nummern geführt werden, daher ist es mit hohem Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden, die Etiketten einzusammeln und zu überprüfen. |
Per Inventurliste
Mit Inventurlisten wird die Menge der tatsächlich gelagerten Inventargüter anhand von Listen überprüft, die vom Lagerverwaltungssystem ausgegeben werden. Diese Art der Inventur wird vor allem in automatischen Warenlagern und ähnlichen Einrichtungen verwendet. Eine Besonderheit dieser Methode ist, dass die Inventur in kürzerer Zeit als mit Inventaretiketten durchgeführt werden kann. Allerdings müssen der Bestand auf der Liste und die Artikel und Mengen des Ist-Bestands übereinstimmen, daher setzt diese Methode voraus, dass ein Lagerverwaltungssystem verwendet wird, das Listen in Echtzeit ausgeben kann.
| Vorteil | Nachteil |
|---|---|
| Die Arbeit wird relativ schnell erledigt, weil der Bestand auf der Liste (theoretischer Bestand) mit den Waren und Mengen abgeglichen wird. | Versäumnisse bei der Zählung von nicht im System erfassten Beständen können durchaus auftreten. |
Die Inventur des hier beschriebenen Arbeitsablaufs wird mit Inventaretiketten durchgeführt.
Ablauf der Vorbereitungen im Vorfeld
- ・ Erstellung eines Zeitplans zur Durchführung
- Erstellen eines Zeitplans für die Inventur, der den gesamten Fertigungsstandort und jede Abteilung umfasst.
- ・ Bestimmung der mit der Inventur beauftragten Mitarbeiter
- Festlegen der Lagerorte, Mitarbeiter und Aufgaben für die Inventur.
- ・ Vorbereitung der Inventaretiketten
- Vorbereiten der Inventaretiketten, die am Tag der Inventur verwendet werden sollen. Notieren der fortlaufenden Nummern bei der Vorbereitung.
- ・ Durchführung der Schulung
- Unterweisen der Mitarbeiter im Ausfüllen von Inventaretiketten.
Inventurtag
Am Tag der Inventur teilen sich alle Mitarbeiter auf und bringen Inventaretiketten an den jeweiligen Artikeln an und überprüfen, ob diese mit dem Ist-Bestand übereinstimmen. Abschließend wird der gesamte Inhalt summiert, offizielle Inventaretiketten werden erstellt und die Daten in den Computer eingegeben. Nach Abschluss der Dateneingabe werden die Inventurergebnisse mit den Daten im Bestandsbuch verglichen und die Abweichungen können ermittelt werden. Dadurch können die deutlich gewordenen Abweichungen zwischen den Soll-Bestandsdaten im System und dem Ist-Bestand untersucht und Maßnahmen für diese Abweichungen ergriffen werden. Zum Schluss werden die Bestandsdaten im System mit den genauen Bestandszahlen überschrieben, die durch die Inventur ermittelt wurden.
Ablauf am Inventurtag
- ・ Ausfüllen der Inventaretiketten
- Zählen des Ist-Bestands und Anbringen der Inventaretiketten an den tatsächlich gelagerten Inventargütern.
- ・ Prüfen der Inventaretiketten
- Der zuständige Mitarbeiter prüft den Ist-Bestand und die Inventaretiketten und stellt fest, ob Fehler vorhanden sind. Die Angaben auf den Etiketten werden von einem externen Prüfer kontrolliert. Sollten zu viele Fehler vorhanden sein, müssen die Etiketten erneut ausgefüllt werden.
- ・ Entfernen der Inventaretiketten
- Entfernen sämtlicher Inventaretiketten vom Ist-Bestand und Überprüfen der fortlaufenden Nummern und fehlenden Etiketten.
- ・ Dateneingabe
- Eingeben der auf den Inventaretiketten aufgeführten numerischen Werte in das System.
- ・ Datenüberprüfung
- Überprüfen der Inventurergebnisse und Inventardaten und Ermitteln der Abweichungen im Bestand.
- ・ Überprüfen der Gegenmaßnahmen
- Kommt es zu Differenzen zwischen den Soll- und den Ist-Beständen, müssen Ursachen geprüft und Gegenmaßnahmen vorgenommen werden.
- ・ Überschreiben der Bestandsdaten
- Überschreiben der vorhandenen Bestandsdaten mit den Ist-Bestandsdaten, um die Inventur abzuschließen.
Schwierigkeiten bei konventionellen Methoden
Bei der körperlichen Inventur überprüfen die Mitarbeiter den Ist-Bestand visuell mit dem Soll-Bestand im System, sodass Fehlbestände bei der Überprüfung auftreten können. Ein weiteres Problem ist, dass es aufgrund der unterschiedlichen Erfahrung der Mitarbeiter leicht zu Abweichungen in der Prüfgeschwindigkeit und -genauigkeit kommt. Es besteht auch die Gefahr, dass bei der Eingabe der summierten Inventaretiketten ins System Fehler auftreten. Bei allen Arbeiten, die mit der Inventur verbunden sind, besteht die Gefahr, dass Fehler auftreten. Außerdem bestehen große Probleme hinsichtlich der Effizienz, da Vorbereitung und Schulung neben der normalen Arbeit durchgeführt und dann die reguläre Arbeit für die Inventur unterbrochen werden muss.
- Probleme bei der Körperlichen Inventur
-
- Fehler bei der Prüfung des Ist- und Soll-Bestands
- Fehler beim Zählen
- Schwankungen in der Geschwindigkeit und Genauigkeit der Überprüfung aufgrund unterschiedlicher Erfahrung
- Tippfehler bei der Eingabe von Inventaretiketten ins System
- Hohe Arbeitsbelastung des Personals in der Vorbereitungsphase
- Ineffizienz durch Unterbrechung der regulären Arbeit am Inventurtag
Fallstudien für mobile Computer
In diesem Abschnitt werden Fallstudien vorgestellt, bei denen mobile Computer eingesetzt werden, um Herausforderungen und Probleme bei der Inventur zu lösen. Der Einsatz mobiler Computer hilft, schnelle und genaue Inventurarbeiten durchzuführen und Kosten und Zeit effizienter zu gestalten.
Schnelle und genaue Inventur ohne Sichtkontrollen und manuelle Eingaben
Bei manuellen Sichtkontrollen und der manuellen Eingabe, kann es zu Fehlern kommen, welche bei der Verwaltung der Lagerbestände zu Problemen führen können.
Insbesondere steigt die Fehlerhäufigkeit auch bei der Wiederholung einfacher Aufgaben und bei Ermüdung der Mitarbeiter. Die Verwendung elektronischer Geräte, wie z. B. mobiler Computer, ist für die Durchführung kontinuierlicher Überprüfungsarbeiten wie der Inventur empfehlenswert.
Direkte Reduzierung von Zeit und Personalkosten
Durch den Einsatz von mobilen Computern bei der Inventur, können Überprüfungs- und Eingabefehler vermieden werden. Dies führt zu einer Zeitersparnis und dem Reduzieren von Personalkosten. Zudem kann der Lagerbestandswert genauer und zuverlässiger erfasst werden als durch manuelle Sichtprüfungen. Ein großer Vorteil hierbei ist, dass die Inventuren nacheinander anhand der Lagerorte durchgeführt werden können, ohne das Tagesgeschäft zu unterbrechen. (Inventurzyklus)
- Körperliche Inventur
- Eine typische Methode zur Inventur, bei der das Tagesgeschäft unterbrochen wird und alle Mitarbeiter den Bestand zählen und Inventaretiketten ausfüllen.
- Inventurzyklus
- Eine Methode zur sequenziellen Bestandsaufnahme eines bestimmten Lagerorts ohne Arbeitsunterbrechung. Dies wird auch als Zykluszählung bezeichnet.
- Ablauf der Inventur mit mobilen Computern
- Die mit dem mobilen Computer gelesenen Daten werden unverändert an das System gesendet, sodass kein Raum für Fehler wie Auslassungen und Tippfehler bleibt.
